En noviembre del 2024, el National Center for State Courts publicó un nuevo informe titulado “Equipo de respuesta rápida ante pandemias: Serie de Aprendizajes Colaborativos para la reducción de casos penales pendientes” que condensa experiencias y aprendizajes de distintos tribunales y ofrece herramientas claves para la reducción de la mora judicial.
Bajo el principal objetivo de ordenar los tiempos del proceso mediante órdenes de programación de audiencias, se construyen protocolos de trabajo con pautas concretas de reorganización de la gestión del flujo de casos. Para la realización del trabajo se desarrollaron diversas mesas colaborativas entre tribunales de todos Estados Unidos durante un período de seis meses, que incluyeron talleres estructurados y guiados por el equipo del NCSC, sobre estrategias innovadoras y buenas prácticas en gestión del flujo de casos.
El trabajo presenta una serie de tres documentos principales que conforman una guía práctica o protocolo que pretende colaborar con la gestión de los casos penales llevados a cabo por los tribunales. Estos tres documentos mencionados se titulan: Modelo de Programación; Modelo de reprogramación/aplazamiento y Evidencias digitales. Dichos recursos son una propuesta orientativa que puede y debe adaptarse a las condiciones locales de cada tribunal.
En el Modelo de programación se propone generar una política mediante la cual a través de una orden de programación —o de gestión de casos—(Scheduling order) se establecen y ordenen todos los plazos y procedimientos para un caso antes del juicio. En este sentido, el Proyecto de Gestión Eficaz de Casos Penales (ECCM) describe la importancia de crear un proceso para que el tribunal y las partes fijen fechas para los eventos que sean factibles. «Muchos tribunales utilizan procesos que establecen las fechas de todos los hitos del caso y las obligaciones de las partes para cumplir dichos hitos. Esto se suele llevar a cabo en el equivalente a una audiencia previa al juicio y puede incluir la emisión de una orden de gestión que formalice los plazos». La orden de gestión establece un cronograma con plazos promedio, tiempos estándar de resolución y procedimientos para los casos penales antes del juicio, presentando un escenario predecible para las partes y permitiendo una gestión activa de los casos por parte del tribunal.
El documento hace especial énfasis en la importancia de la gestión activa de los casos por parte de los tribunales, en tanto ésta implica que el tribunal asuma el control continuo del ritmo de cada caso, en lugar de dejarlo en manos de las partes. El control judicial del ritmo del caso significa que, a medida que cada caso supera un «hito» (por ejemplo, la lectura de cargos), se prevé lo que suceda a continuación bajo la programación de la siguiente audiencia o evento. La gestión activa evita así que un caso se pase por alto, en la medida en que se documenta la programación de todos los eventos judiciales a lo largo de la tramitación de un caso penal, y se implementan órdenes de gestión que establecen plazos concretos para cada evento, buscando generar eventos predecibles. Se entiende que un evento es predecible cuando las partes tienen un entendimiento general de que las audiencias se celebrarán según lo programado y no habrá postergaciones ni se realizarán reprogramaciones. Un tribunal que tiene la reputación de celebrar las audiencias tal como fueron programadas, fomenta la preparación temprana del caso por parte de la fiscalía y la defensa, y reduce en consecuencia el número de reprogramaciones o postergaciones.
Durante el transcurso de un proceso penal, puede ser necesario reprogramar las audiencias. Ningún protocolo eliminará, ni debe hacerlo, las reprogramaciones o postergaciones. Sin embargo, el objetivo es controlar el ritmo de cada caso basándose en las expectativas establecidas, y eliminar así los retrasos innecesarios. Se entiende como retraso a cualquier periodo de tiempo que exceda lo razonablemente necesario para resolver un caso. Los retrasos en los tribunales, debidos a postergaciones evitables, dan lugar a un uso ineficiente de los recursos judiciales, ya que la audiencia que debía celebrarse ahora debe reprogramarse.
El Modelo o protocolo de programación incluye una descripción sobre cómo y cuándo deben emitirse las órdenes de programación y cómo pueden modificarse, así como los datos que el Tribunal debe recopilar y utilizar para hacer un seguimiento del cumplimiento de las órdenes de programación. Para la proyección de las órdenes de gestión o programación de audiencias y eventos, el protocolo contempla estándares de tiempos de resolución de casos, y estándares de tiempo de eventos intermedios, según tipo de casos: delitos graves, delitos menores y faltas locales.
En este sentido, la orden de programación permite al tribunal:
• establecer plazos o expectativas para los acontecimientos clave y los plazos generales,
• proporcionar un aviso y un tiempo de preparación adecuado a las partes en los casos individuales,
• crear certeza y previsibilidad en las fechas de los acontecimientos,
• reducir los cambios de programación o de calendario, y
• comunicar una vía para la resolución del caso dentro de los plazos establecidos.
En el Modelo de Postergación Penal se propone una guía de implementación diseñada para ayudar a los tribunales a gestionar los expedientes penales, manteniendo los casos dentro de los plazos establecidos. El objetivo es generar en los tribunales una política que organice y garantice el control sobre las postergaciones o aplazamientos. En el contexto de esta política, un aplazamiento puede ser descrito como la postergación de una audiencia, juicio, u otro evento de la corte que estaba programado para ocurrir durante una fecha que pasa a una fecha futura. Las investigaciones muestran que las postergaciones son el factor que más contribuye al retraso de los casos, y que la gestión del número de postergaciones para cada caso permite a los tribunales reducir la mora judicial, y garantizar el debido proceso y la equidad procesal.
Por último, en el apartado sobre Evidencias Digitales se presentan los beneficios para los tribunales asociados a la implementación de plataformas de pruebas digitales. Entre las ventajas transformadoras de este sistema, se menciona el aumento del acceso público (ya que las partes autorizadas pueden acceder a las pruebas a distancia sin necesidad de acudir a un tribunal), la garantía de la seguridad de la prueba, una mayor eficiencia en la gestión y conservación de la prueba, la reducción de la carga de trabajo del personal, la optimización del flujo de trabajo, la disminución de la necesidad de espacio físico y la reducción de los costos asociados, entre otros aspectos.
Los tres documentos que presenta el NCSC tienen por fin colaborar con el objetivo central del sistema de justicia de proporcionar una justicia equitativa para todas las personas, sin demoras innecesarias y con una utilización eficiente de los recursos del tribunal. Como bien señala el trabajo, la mora judicial es uno de los principales problemas que erosiona la confianza de la sociedad en el sistema de justicia. Es por ello que los tribunales deben controlar el ritmo de los casos penales mediante una gestión activa, estableciendo los plazos de los casos y comunicando esas expectativas a las partes.